작품수집과 그 기록 -미술관의 소장품관리(Collection Management)


이인범(국립현대미술관 학예연구사)


Ⅰ. 머릿말
Ⅱ-1 작품수집에 있어서의 고려사항들
Ⅱ-2 작품수집-정책 수립과 실제
Ⅱ-3 양식(1, 2)
Ⅲ-1 소장품 기록의 중요성
Ⅲ-2 소장품기록의 실제
도 표



Ⅲ-2 소장품기록의 실제

소장품에 대한 기록업무는 일의 성격으로 보아 분명히 큐레이터의 일이다.주5)  소장품 관계 기록은 미술관 활동의 기초적인 원천정보로 활용된다. 소장품 관계기록은 큐레이터 활동이 포괄적으로 의존하는 기본 중추이며 핵심자료로서 다음과 같은 미술관의 기본적인 활동들은 그것에 근거하지 않고서는 진행될 수 없다.

1) 수장고관리, 소장품의 보호와 경비, 회계감사, 보험등을 망라하는 효과적인 소장품 관리.
2) 소장품의 범위와 한계 확인에 의한 명확한 수집정책의 수립
3) 소장품 관계기록 관리의 질적 수준과 직접적으로 연관되게 되어있는 소장품 관련 연구와 간행물발간. 전시와 교육업무에 의한 소장품의 소개와 간행물발간.

효율적인 기록체계를 갖춘 경우에도 미술관활동들은 엄청난 노력을 필요로 할 것이다. 하지만, 그러한 효율적 체계에 의하지 않고서는 그것은 아예 불가능할 것이다.
소장품관 계기록을 체계화시켜 능률적으로 운용하기 위해서는 무엇보다도 미술관활동과 미술관 내외의 이용자들이 요구하는 바 정보수요의 내용을 분석하고, 기존의 자료에 대한 현황을 검토하는 일이 먼저 앞서야 할 것이다. 일반적으로 요구되는 미술관소장품 관계업무는 다음의 기본적인 세영역으로 나눌수 있으며 이것은 어느 미술관에나 보편적으로 적용되는 일이다.

1) 최초활동(Initial Activities) - 작품 및 자료가 처음으로 획득되었을 때 일어나는 여러가지 일들이다. 작품은 반드시 여러가지 기록화일로 작성되고, 카탈로그로 정 리되어야 한다. 작품은 원상태로 회복된 상태에서 취득되어야한다. 작품사진도 역시 이 최초활동에서 기계적인 절차로서 만들어져야 한다.
2) 후속활동(On-going Activities) - 일단 최초의 조치들이 완료되면 미술관의 전시나 타미술관에의 대여, 연구, 혹은 보존상태악화로 인해 수복이 요구되기 전까지 작품은 수장고에 머문다. 소장품 관리의 후속활동으로는 목록관리나 평가작업 등이 포함되며, 이 활동이야말로 미술관 활동의 본령이다. 또한 모든 최초활동의 목적은 단적으로 이 후속활동을 원활히 하기 위한 것이다.
3) 최종활동(Terminal Activities) - 업무의 체계적 완결과 어떤 이유로든 작품을 처 분해야 할 이유가 발생했을 때 여지를 두기 위해 최종적으로 처분활동이 포함되 어져야 한다.

위와 같은 소장품관리상의 활동들에 기초해 이 활동들을 포괄할 수 있는 기록의 유형을 그 기능별로 크게 나누면 다음과 같다.

1) 최초의 기록(Initial Documentation) - 대여, 확인, 취득, 기타 목적으로 작품이 반 될 때의 최초 기록
2) 항목별 기록(Item Documentation) - 다른 화일들과 참조되거나, 기록에 있어서 상호  결합되어지는 작품에 대한 일체의 상세한 기록.
3) 관리기록(Control Documentation) - 작품의 위치, 이동 등에 대한 기록, 이 기록은  소장품관리의 기초적인 도구임.

그것이 어떠한 경우이든, 소장품관계 기록사무는 몇 가지 원칙 아래에서 이루어져야 한다. 우선 그것은 '데이타 표준' (data standard) 같은 표준화된 체계를 필요로 한다. 근본적으로 표준화를 통하여 기록을 위한 일정한 체제(format)가 만들어지게 되는데, 그 체제야말로 미술관의 자료들에 대한 구상의 체계적 구조이며, 그 체제 내에서 미술관자료들을 다양한 관점의 표제들로 추적하기 위한 한동아리의 장치가 만들어진다.

영국과 같이 미술관들이 각자 새로운 체계를 개발하고 다르게 적용하더라도, 소위 MDS(Museum Documentation System)의 '데이타표준' 에 따르도록 함으로써, 각 미술관간에 정보의 효율적인 교환체계를 구축하고, 이용자를 위하여 정보를 객관화시키는 것은 탁월한 '데이타표준'의 예이다.

다음으로 중요한 것은 기록체제가 계속적으로 자료가 부가될 수 있도록 만들어져야 한다는 것이다.

광범위한 항목에 걸쳐 정보를 수용할 수 있어야 함은 물론, 다른 유형의 기록들간에 정보의 상호참조가 가능하도록 해야 한다. 미술관의 기본적인 활동의 수행에 필요한 자료는 다양하게 요구될 것이다. 미술관에 유용한 여러 가지 자료들을 화일별로 내역을 살펴보면 다음과 같다.

1)수납 파일 : 새롭게 취득되는 작품들에 대한 법적인 취득정보
2)작품카탈로그 화일 : 미술관 소장품에 대한 설명자료들
3)전시 및 대여 화일 : 대여 혹은 전시중인 작품관계 자료
4)소장품사진 파일 : 사진에 관한 기본자료와 각 소장품의 사진기록
5)재산목록 화일 : 각 작품에 대한 회계자료 및 소장 위치확인 자료
6)보존기록 화일 : 각 작품에 대한 보관기록
7)연구 화일 : 주제별로 구성된 연구기록 혹은 사진
8)도서실 화일 : 주제별로 구성된 도서실 카탈로그
9)처분 화일 : 작품처분 관계자료

위와 같은 자료화일들은 때때로 인력과 컴퓨터의 협력으로 보다 원활한 자료 관리와 활용이 가능해질 것이다. 화일들 사이의 상호연관관계를 종합하여 화일체계도를 만들어 보면 도표(A)와 같다.

參 考 文 獻
- Dorothy H. Dudley, Irma Bezold Wilkson and Others,「Museum Resistration Methods」  American Association of Museums, Washington, D. C. 1979.
- G. George/C. Sherrel-Leo, 「Starting Right-Basic Guide to Museum Planning」, Ameri- can Association for State and Local History, Nashville, Tennessee,1986.
-「Understanding Art Museum」 Edited by Shermann E. Lee, Prentice- Hall Inc.1975.
-「Manual of Curatorship- A Guide to Museum Practiced」 Butterworths. London,1984.




주5) 레지스터(register)와 레지스터오피스(register office): 일반적으로 미술관에서 필요로 하는 기록업무는 큐레이터의 일이지만 그 중요성을 감안하여 큐레이터 가운데서도 기록 을 전담하는 큐레이터를 별도로 두고 별도의 전담 사무실을 설치운영하는 것이 일반화 추세이다. 소위, 레지스터로러 일컬어지는 미술관의 공식적인 기록담당자와 그 사무실을 두어 미술관의 기록업무를 전담시킴으로써 각종 작품관계자료의 체계화를 도모할 수 있 기 때문이다.

레지스트러는 영구히 혹은 임시로 미술관의 보호를 받는 작품들을 확인하기 위해 순발 력있고 간단하면서도 영구적인 방법을 이용해 작품의 출처와 상태와 성격을 기록하는 의무를 갖는다.

레지스트러의 기능은 작품관련자료 관리체제를 발전시키고, 절차상의 매뉴얼들을 작성 갱신하고, 미술관에 반입되는 작품에 수입번호나 취득번호를 지정하고, 작품의 반출입 이동을 감시 기록하고, 미술관 내의 일반적이고 원칙에 기초한 기록업무 를 위한 표준화되 술어와 용어를 개발하고, 정확하고 정연하게 높은 기록 수준을 유지시 키고, 중심적이고 발전적인 차원에서 미술관의 모든 카타로그와 색인목록들의 기록을 새롭게하는 일등을 수행하는 것이다.

레지스트러는 역시 소장품기록의 안전을 책임지며 회계감사와 소장품보험 그리고 카달로그 제작담당팀을 교육하고 긴밀하게 지도관리하는 일을 담당한다.

더불어서, 작품의 포장, 운송, 반출입, 수출입 등등의 일반사무들은 성격상 레지스트러 사무실에서 관장하는 것이 일의 연쇄적 관련성으로 보아 능률적이다.